業務の見える化が叶う！作業分析ツールを紹介

働き方改革が推奨される現代では、業務の効率化が重要視されています。特に仕事が見える化できれば、生産性が高まり、効率化も叶うでしょう。業務の見える化とは、社員がどのように仕事をしているか可視化させること。どの場所で何時に作業していたかの把握もふくまれ、作業を見える化できれば会社は大きなメリットが得られます。

作業分析を行うと、従業員の適切な業務量を把握することが可能です。業務の偏りが把握できれば、手の空いている従業員に作業の依頼ができるため、より良い循環が生まれ部署全体の生産性が上がります。さらに従業員の正しい業務量がわかれば、部署の全体像も把握することが可能です。大きな会社は部署が多く、遠くの部署の業務を把握することは困難でした。しかし、作業分析でデータ化すれば、自分の部署以外の情報にもアクセスができ、部署を超えたプロジェクトが生まれるかもしれません。

また、特定の従業員の属人化により、退職によるトラブルが起こるケースがあります。当人以外では仕事の方法がわからず、最悪の場合作業がストップしてしまいかねません。作業分析ツールを使えば、属人化している業務フローが見えます。問題点をいち早く発見でき、改善できるでしょう。業務フローの属人化は、従業員の移動後や退職後にわかるケースが多く、大きな作業ロスに繋がる危険性があります。属人化が未然に防げれば、社員の退職への備えにもなるでしょう。そして、公平な人事評価ができる点も大きなメリットです。今までは、管理者の主観で評価が決まってしまうことがあり、社員のモチベーションが低下することも珍しくありません。作業分析ツールで見える化が進めば、従業員の成果を数値化することが可能です。人事評価に公平性が生まれ、社員のモチベーション向上につながるでしょう。

仕事の見える化を進める際に4つの情報が必要です。

１つ目は、仕事を進める「業務フロー」。

２つ目は、従業員がいつ、どこで作業をするか「タイムスケジュール」の分析。

３つ目は従業員ごとが持つノウハウやハウツーなどの「ナレッジ」の把握。

そして、進捗状況や担当者がわかる「タスク状況」も欠かせません。業務フローを見える化できれば、ミスの回避のほかに、ムダな作業の削減ができます。タイムスケジュールは、特定の従業員に集中しているタスクの分散が可能です。ナレッジが把握できていれば、ミスの回避や人材を適材適所に配置できるでしょう。

また、作業漏れを未然に防止するには、タスク状況の把握は必須です。業務を見える化させたい方は「タイムプリズム」がおすすめ。映像から算出したデータは、グラフやチャートで保存できます。初心者とベテラン従業員の比較検証のほか、マニュアルの作成も簡単。分析したデータはCSV、Excel形式でダウンロードができ、映像を特定の位置で止めて静止画像として添付することも可能。情報を集めて、会議のプレゼンテーション資料も作れるでしょう。作業の見える化ができれば、問題点の抽出ができ、作業改善に大きく貢献します。便利な作業分析ツールをお探しの方は、ぜひ日本生工技研までご相談ください。