作業分析ツールを使えばマニュアルの作成も手軽！

業務の概要や流れ、ルールなどを記載したマニュアルの導入は、業務改善や作業分析を進めるうえで必要なことです。従業員が読んで理解することで、作業の大まかなポイントを知ることができます。マニュアルでは主に業務の基本情報を記載しますが、業務の軸がブレないよう会社の方針や理念などを明記しておくのも一つの方法です。

また、業務の流れを把握できる業務フローを記載する場合は、写真やグラフなどひと目でわかりやすいものを挿入しておくのもおすすめ。このほか、作業時間や品質の合格ラインなど、業務の判断基準を書いておくことで業務効率だけでなく品質の担保も期待できます。マニュアルを作成する際は、3つのポイントを押さえておきましょう。

1つ目は「全体フロー」です。基本的な作業の流れのほか、注意事項やトラブルが発生した場合の処理方法を記載しましょう。というのも、業務には状況に合わせた行動が必要となる場合も珍しくないからです。仮にトラブルが発生したとしても、記載されたルールに従えば解決できるかもしれません。

また、作業に関するさまざまなものに基準を設けておくのも大切です。品質や作業時間に基準が設けられていれば、従業員数が多くても一定の指示を与えられます。もし商品を生産している現場なら、品質の合格ラインを設けておきましょう。基準に合わせた商品を作れるよう、従業員の目標を合わせることが可能です。

また、作業に関する前提条件も忘れてはいけません。全体のシステムやどう組織が構成されているかなど、知っておきたい会社の知識が記すことが大切です。

ただし、マニュアルを作成するにあたっては、いくつかの注意点があります。文字ばかりの資料では読みづらく、写真やグラフが多すぎてもわかりやすいものだとは言えません。優れたマニュアルの共通点は、誰が読んでも理解できるものです。記載されている手順通りに行えば、誰が行っても同じ結果になります。マニュアルをこれから作成するなら「タイムプリズム」がおすすめです。動画から作成した作業分析データをグラフやチャートで簡単に作成できます。今までの資料作りは、作業分析の段階で多くの手間がかかっていました。担当者が直接パソコンに打ち込まなければならず、作成までに多くの時間を要していたのです。

これからの時代は、紙に印刷するのではなく、データとして保存できるものが重視されます。タイムプリズムの分析表はExcelに出力できるほか、パワーポイントへの出力にも対応しており、作業要素毎のページ作成も可能です。静止画像や映像を添付できるため、プレゼン資料に応用しても良いでしょう。作業が続く限り、マニュアルは改善し続ける必要があります。これからのマニュアル作りは、変わった箇所をすぐ反映できる、デジタルデータで作るのが最善です。作業分析データを変換する多くの機能を搭載している「タイムプリズム」を使えば、変更後のデータも簡単にデータ化できます。作業分析データからのマニュアル作成にお困りのかたは、日本生工技研まで気軽にご相談ください。